7/Juni/2021
De Danske Garderforeninger
Privatlivspolitik
De Danske Gadeforeningers dataansvar
De Danske Garderforeninger indsamler, opbevarer og anvender (behandler) personoplysninger for alle organisationens medlemmer.
De Danske Garderforeninger har med henblik på behandling af personoplysninger udarbejdet denne privatlivspolitik, der redegør for, hvordan personoplysninger behandles.
Gennemgående for organisationens databehandling er, at der kun behandles personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Der behandles således kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål for organisationen.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
De Danske Garderforeninger er dataansvarlig, og sikrer, at ethvert medlems personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger til De Danske Garderforeninger er:
Kontaktperson: Sekretariatet
Adresse: Livgardens Kaserne, Gothersgade 100, 1123 København K
Telefonnr.: 3315 5204
Mail: sekretariatet@garderforeningerne.dk
Hjemmeside: www.garderforeningerne.dk
Behandling af personoplysninger
De Danske Garderforeninger behandler følgende personoplysninger:
-
Medlemsoplysninger:
-
Navn
-
Adresse
-
Telefonnummer
-
E-mail adresse
-
Fødselsdato
-
Årgang
-
Indmeldelsesdato
-
Personoplysninger indsamles fra hjemmeside
Personoplysninger tilgår fra medlemmet ved indmeldelse eller anden tilkendegivelse af samtykke om afgivelse af personoplysninger.
Herudover sker der en udveksling mellem De Danske Garderforeningers Sekretariat og den af medlemmet valgte lokalforening, idet indmeldelse kan ske ad denne vej eller idet personoplysninger tilrettes gennem et medlems henvendelse til Sekretariatet.
Organisationens formål med behandling af personoplysninger
De Danske Garderforeninger behandler personoplysninger til bestemte formål, når organisationen har en lovlig grund hertil.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
-
Organisationens berettigede (legitime) interesser i at behandle personoplysninger, såsom muligheden for at kontakte medlemmet, beregning af anciennitet i forhold til tildeling af hæderstegn, opkrævning af kontingent og så videre.
-
Vedligeholdelse af De Danske Garderforeningers samlede medlemsregister samt oversigt over bestyrelsers sammensætning.
-
Kommunikation om organisationen, tilbud og nyheder fra Garderbutikken samt angående landsdækkende aktiviteter.
Formålene:
-
Formål med behandling af medlemsoplysninger:
-
Organisationens medlemshåndtering, herunder forsendelse af Garderbladet.
-
Som led i organisationens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.
-
Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.
-
Administration af din relation til os.
Behandling af personoplysninger ud fra legitime interesser
Ethvert medlems personoplysninger/medlemsoplysninger behandles alene på baggrund af berettigede (legitime) interesser som:
-
Udøvelse af aktivitet, herunder udfærdigelse af deltagerlister, adgangslister, interne resultatlister m.v..
-
Håndtering af medlemsrettigheder i henhold til organisationens vedtægter, herunder i forhold til repræsentantskabsmødet.
-
Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
-
Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.
-
Brug af situationsbilleder taget i organisationen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
-
Videregivelse af almindelige personoplysninger til lokalforeningen eller årgangsformanden i relevant og nødvendigt omfang.
-
Af praktiske, administrative og historisk hensyn og betydning hensyn opbevares almindelige medlemsoplysninger efter et medlems udmeldelse.
Samtykke
Ved indmeldelse i De Danske Garderforeninger gives samtidig samtykke til organisationens indhentning, opbevaring og anvendelse af medlemmets personoplysninger, samt udveksling af tilsvarende mellem lokalforeningen og De Danske Garderforeningers Sekretariat.
Ved deltagelse i konkurrencer eller andre markedsføringsmæssige initiativer, der kræver afgivelse af personoplysninger, afgives samtykke til, at De Danske Garderforeninger må kontakte pågældende med information om organisationen og herunder institutioner der betegnes underlagt paraplyorganisationen De Danske Garderforeninger. Den deltagende vil altid blive oplyst formål med indhentning af persondata, samt tidspunkt for sletning af persondata.
Videregivelse af dine personoplysninger
De Danske Garderforeninger videregiver ved indmeldelse eller rettelser til et medlems personoplysninger disse til den for medlemmet tilknyttede lokalforening med henblik på ajourføring af foreningens medlemsregister.
De Danske Garderforeninger anvender eksterne leverandører i forbindelse med udsendelse af E-mails og Garderbladet. Til det formål anvendes Mailchimp ved udsendelse af E-mails, samt Porto Service til udsendelse af Garderbladet.
Databehandleraftale med eksterne leverandører kan rekvireres på forespørgsel til De Danske Garderforeningers Sekretariat.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
De Danske Garderforeninger opbevarer personoplysninger så længe medlemskab af organisationen eksisterer.
Ved udmeldelse vil almindelge personoplysninger kunne opbevares ad praktiske og administrative hensyn i op til 3 efter kalenderåret for udmeldelse af organisationen
Almindelige personoplysninger opbevares dog så længe de har historisk værdi.
Medlemmets rettigheder
Ethvert medlem har følgende rettigheder efter persondataforordninger disse er:
-
Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
-
Retten til indsigt i egne personoplysninger
-
Retten til berigtigelse
-
Retten til sletning
-
Retten til begrænsning af behandling
-
Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
-
Retten til indsigelse
Ethvert medlem kan gøre brug af disse rettigheder, herunder gøre indsigelse mod De Danske Garderforeningers behandling, ved henvendelse til Sekretariatet. Kontaktoplysninger findes øverst.
Ved et medlems henvendelse med en anmodning om at få rettet eller slettet personoplysninger, vurderes om betingelserne herfor er opfyldt, og ændringer eller sletning gennemføres herpå.
Et medlem kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.